Cuánto tiempo conservar los registros de cuentas a pagar
Los registros de nóminas son el conjunto de documentos relativos a las nóminas que las empresas deben conservar por cada persona que emplean. Esto incluye las tarifas salariales, la remuneración total, las deducciones fiscales, las horas trabajadas, las contribuciones a las prestaciones y mucho más.
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones almacenan sus documentos de nómina digitalmente, ya sea en la nube o utilizando discos duros externos. De los dos, el almacenamiento en la nube suele ser más seguro, por lo que muchos proveedores de servicios de nóminas lo utilizan. Sin embargo, el mantenimiento de registros es, en última instancia, responsabilidad de los empleadores. Deben descargar los informes y documentos adecuados del proveedor de servicios y conservarlos durante el tiempo necesario.
Los registros en papel son una opción para las pequeñas empresas, aunque los empresarios pueden quedarse rápidamente sin espacio y necesitar una solución de almacenamiento personalizada. Quienes prefieran conservar copias en papel también necesitan un medio físico de almacenamiento seguro, como una caja de seguridad ignífuga.
Las medianas y grandes empresas, por su parte, suelen necesitar un registro digital automatizado o semiautomatizado. Utilizan un programa informático de nóminas, que proporciona los informes y la documentación necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa y actualiza los registros cada vez que se realizan las nóminas.
Cuánto tiempo conservar los expedientes de los empleados
Tarjetas de asistenciaEn virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), las empresas deben conservar los registros en los que se basa la compensación salarial, incluidas las tarjetas de asistencia, que registran el total de horas trabajadas por un empleado durante un periodo de pago (incluidas las horas de entrada y salida diarias y las tarifas obligatorias).Dos años
Tablas de tarifas salarialesOtro registro de cálculo salarial que las empresas deben mantener en sus archivos son las tablas de tarifas salariales, que se utilizan para determinar la remuneración de los empleados en función de variables como el tipo de proyecto, el tipo de trabajo o el tipo de empleado.Dos años
Nombre completo del empleado y número de la seguridad socialLa FLSA obliga a las empresas a mantener registros de empleo para cada empleado que contengan cierta información de identificación, incluyendo el nombre completo del empleado y el número de la seguridad social.Tres años
Formulario I-9Según el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS), las empresas deben mantener un registro del formulario I-9 -que verifica la elegibilidad de empleo en Estados Unidos- para cada empleado.Tres años o un año después de la fecha de terminación (lo que sea más largo)
¿Cuánto tiempo conserva adp los registros de nóminas?
Actualizado 24 de octubre de 2022ESCRIBIDO POR: Charlette BeasleyPublicado el 17 de agosto de 2021Charlette tiene más de 10 años de experiencia en contabilidad y finanzas y 2 años de asociación con líderes de RRHH en proyectos independientes. Ella utiliza esta amplia experiencia para responder a sus preguntas sobre la nómina.
Los registros de nóminas son documentos con cualquier información sobre las nóminas de una empresa, incluidos los datos sobre los empleados, las nóminas y los impuestos. Incluyen documentos de contratación, talones de pago, tarjetas de control horario y documentos de permisos, entre otros.
Según la ley federal, debe conservar los registros de nóminas durante tres años y los registros de impuestos sobre nóminas, como los impuestos de desempleo, durante cuatro años. Estados como Nueva York y leyes como la Employee Retirement Income Security Act (ERISA, que regula los planes privados de jubilación y salud) exigen conservar algunos registros durante seis años.
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Registros de nóminas: cuánto tiempo deben conservarse
El Reglamento 97 (8) del Impuesto sobre la Renta (Pay As You Earn) de 2003 (el Reglamento PAYE) exige a los empresarios que conserven sus “registros PAYE” durante un periodo no inferior a tres años a partir del ejercicio fiscal al que se refieren. Obviamente, usted no proporcionaría a HMRC más de lo requerido, así que esto significa que debe conservar los registros del año en curso, más los de los tres años anteriores.
Registros informáticos. No hay ningún problema en llevar los registros de las nóminas por ordenador en lugar de en papel. En este caso, además de conservar los registros de los tres años anteriores, debe asegurarse de que los registros informáticos se conservan de forma que un funcionario de HMRC pueda inspeccionarlos.
Otros pagos. El requisito de conservación durante tres años también se aplica a los registros relativos a los impuestos nacionales, los pagos obligatorios (SSP, SMP, etc.), el salario mínimo nacional/salario de subsistencia, los pagos a subcontratistas del sector de la construcción y las deducciones por préstamos a estudiantes. En resumen, todos los registros creados exclusivamente con fines relacionados con el PAYE deben conservarse durante al menos tres años.