Enviar Nóminas Por Email Protección Datos

Gdpr

Los documentos salariales como las nóminas, los P60 y los P45 contienen datos personales. Esto significa que el empleador tiene la responsabilidad de tomar las medidas adecuadas para proteger estos datos en virtud del GDPR. ¿Qué dice el GDPR?

" Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como el riesgo de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán las medidas técnicas y organizativas apropiadas..." GDPR Article 32

Las frases clave aquí son: Medidas técnicas y Estado de la técnica. Estado de la técnica es un término elegante que significa el desarrollo más moderno y reciente. Dado que el GDPR no especifica exactamente lo que se puede o no se puede utilizar, revisemos qué medidas técnicas están disponibles:

He aquí una forma más sencilla de plantearse la cuestión. Piense en los datos financieros personales que recibe hoy en día, por ejemplo extractos bancarios, extractos de sociedades de crédito hipotecario, extractos de tarjetas de crédito, etc. Todas las instituciones financieras se enfrentan al mismo problema del GDPR y todas han llegado a la misma conclusión: Ninguna entidad financiera enviará jamás un extracto por correo electrónico. Le enviarán un correo electrónico de notificación sobre un nuevo extracto, pero la única forma de acceder al documento es a través de https seguro en línea.

Acas

Asesoramos a empresas, empresarios, inversores y centros educativos sobre todos los aspectos de la legislación británica en materia de inmigración, desde la contratación de personal en el extranjero hasta la garantía del cumplimiento de las obligaciones con el Servicio de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI).

Apoyamos a empresarios, accionistas y directivos que se enfrentan a dificultades financieras. También a administradores concursales, acreedores y particulares. Nuestro equipo de insolvencia puede ayudarle a elegir una estrategia de recuperación o salida adecuada para usted.

Nuestros abogados especializados en fabricación e ingeniería conocen en profundidad estos sectores y las necesidades de las empresas. Somos conscientes de la enorme y vital contribución de las empresas manufactureras y de ingeniería a la economía británica. Nuestros abogados colaboran con clientes de estos sectores para garantizar la protección de sus intereses y la consecución de sus ambiciones comerciales.

Tanto si se encuentra directamente en el sector público como si es un socio comercial, nuestros abogados especializados en el sector público pueden ayudarle en todas las áreas del derecho mercantil en las que probablemente necesite asesoramiento, desde banca y finanzas, licitaciones y contratos comerciales, resolución de conflictos, propiedad inmobiliaria e intelectual, protección de datos, derecho laboral y mucho más.

¿Se pueden enviar las nóminas por correo electrónico?

La introducción del GDPR ha provocado algunos cambios importantes en la forma en que las empresas tratan los datos personales, sobre todo al exigir que se demuestre el permiso o la "causa justa" para procesar los datos en primer lugar.

Las nóminas son el ejemplo más obvio, ya que la ley exige que contengan los ingresos detallados de los empleados. Otro ejemplo son los extractos bancarios, enviados periódicamente por su proveedor financiero y que contienen gran cantidad de información identificativa.

Te alegrará saber que no hay nada en el GDPR que prohíba específicamente el envío de datos personales por correo electrónico, pero es muy recomendable que tomes medidas para proteger los datos que envías con el fin de evitar una violación costosa.

Es esencial proteger con contraseña los archivos adjuntos (una nómina, por ejemplo). Esta contraseña debe ser única para el destinatario, y el correo electrónico debe enviarse directamente a la dirección de correo electrónico elegida por el destinatario, no a una bandeja de entrada genérica compartida por varios usuarios.

El uso de una única contraseña genérica para todos los clientes/empleados anula el objetivo de la protección por contraseña en primer lugar, y de hecho podría considerarse una infracción del GDPR, ya que no se están tomando las medidas suficientes para proporcionar el entorno de datos más seguro posible.

Plantilla de correo electrónico de nómina

Todos los meses prepara cientos o miles de nóminas para sus empleados y las envía por correo. Eso le quita innumerables horas de su tiempo al final de cada mes y bloquea valiosos recursos, por no mencionar el coste. Sus empleados sólo reciben los extractos unos días después.

Todos los datos se transmiten encriptados: desde el sistema de recursos humanos hasta cada destinatario. Esto le permite cumplir todos los requisitos de seguridad y protección de datos sin medidas adicionales.

Todos los sistemas contables pueden integrarse en nuestro proceso de cálculo automatizado de nóminas. Los sistemas más comunes que ya hemos integrado incluyen Datev, SAP, Sage, Loga y Varial. Estaremos encantados de discutir la conexión de su sistema de facturación con usted en una consulta personal.

Ofrecemos la estandarización del proceso de nómina automatizado. Esto significa que sólo es necesaria una breve comprobación de sus requisitos específicos (sistemas de terceros, interfaces, tipo y suministro de datos) y, a continuación, nuestro equipo puede comenzar inmediatamente la implementación. La implantación suele ser posible en pocos días.