Hay Que Guardar Contratos Y Nóminas Antiguas
¿Cuánto tiempo conservan las empresas los expedientes de sus antiguos empleados?
Hay varias razones por las que las nóminas mediante contratos inteligentes están ganando interés. Una de las razones clave es que los contratos inteligentes pueden pagar las nóminas de los empleados de forma casi instantánea. En última instancia, esto ahorraría a las empresas mucho tiempo de procesamiento de nóminas y recursos disponibles al agilizar las funciones de RRHH y los procesos existentes. A su vez, esto reduciría el gasto de una organización en funciones de back-office.
Técnicamente, los contratos inteligentes podrían utilizarse en las nóminas de contratistas independientes, autónomos, trabajadores por cuenta propia, trabajadores por cuenta ajena, no asalariados y cualquier persona a la que se pague con poca frecuencia por proyectos específicos.
Los contratos inteligentes son una transacción informatizada, en la que los términos del contrato se ejecutan digitalmente. Son un conjunto de acuerdos entre el comprador y el vendedor que se autoejecutan. El conjunto de acuerdos se escribe en código. A continuación, el código y los acuerdos atraviesan una red descentralizada, como blockchain. Es el código el que controla la ejecución del contrato. Todas las transacciones son rastreables y no pueden anularse.
Directrices de conservación de registros de RH 2022
El Informe detallado de nóminas proporciona a los gestores presupuestarios información detallada sobre los cargos de nóminas, incluidos los salarios de los empleados y los importes de las prestaciones complementarias a nivel de fuente de financiación y de empleado. Se recomienda a los gestores presupuestarios que revisen mensualmente el Informe detallado de nóminas para identificar pagos excesivos y cargos erróneos. Las instrucciones sobre cómo ejecutar y utilizar el informe se encuentran en el Manual del Informe detallado de nóminas. Los cargos erróneos pueden moverse a través del Módulo de Transferencia de Nómina. El acceso al Informe detallado de la nómina puede solicitarse a través del Autoservicio de PantherSoft Financials.
Los departamentos pagan un porcentaje fijo basado en los salarios o ingresos pagados en lugar de pagar las contribuciones reales del empleador. Los importes recaudados de los departamentos se destinan a un fondo común de prestaciones complementarias. A continuación se indican los porcentajes de prestaciones complementarias para 2022-23:
Estos porcentajes se aplican a los salarios o ingresos pagados, independientemente del ETC. Los importes de las prestaciones complementarias se imputan al número de proyecto/actividad en el que se encuentran los salarios o ingresos. Por ejemplo, para una prima de 1.000 $ (considerada "Otros ingresos"), el número de proyecto/actividad también se cargará a 76,50 $.
Conservación de los expedientes de los empleados por Estado
Los registros de nóminas son los documentos combinados relativos a las nóminas que las empresas deben conservar para cada persona que emplean. Esto incluye tarifas salariales, compensación total, deducciones fiscales, horas trabajadas, contribuciones a beneficios y más.
Hoy en día, la mayoría de las empresas almacenan sus documentos de nóminas digitalmente, ya sea en la nube o en discos duros externos. De los dos, el almacenamiento en la nube suele ser más seguro, por lo que muchos proveedores de servicios de nóminas lo utilizan. Sin embargo, el mantenimiento de registros es, en última instancia, responsabilidad de los empleadores. Deben descargar los informes y documentos adecuados del proveedor de servicios y conservarlos durante el tiempo necesario.
Los registros en papel son una opción para las pequeñas empresas, aunque los empresarios pueden quedarse rápidamente sin espacio y necesitar una solución de almacenamiento personalizada. Quienes prefieran conservar copias en papel también necesitan un medio físico de almacenamiento seguro, como una caja de seguridad ignífuga.
Las medianas y grandes empresas, por su parte, suelen necesitar un registro digital automatizado o semiautomatizado. Utilizan un programa informático de nóminas, que proporciona los informes y la documentación necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa y actualiza los registros cada vez que se realizan las nóminas.
¿Cuánto tiempo conservan los empresarios los registros tras el despido de un empleado?
Los salarios por horas extraordinarias deben pagarse a más tardar el día de pago del siguiente período de nómina regular después del período de nómina en el que se ganaron los salarios por horas extraordinarias. Un empleador cumplirá con la Sección 226(a) del Código Laboral relacionada con el total de horas trabajadas por el empleado si las horas extras se registran como una corrección en el estado de cuenta desglosado para el siguiente período de pago regular e incluyen las fechas del período de pago para el cual se está haciendo la corrección. Código Laboral, artículo 204(b)(2)
El lugar de pago del salario final para los empleados despedidos es el lugar de despido. El lugar de pago del salario final para los empleados que renuncian sin dar aviso previo con 72 horas de anticipación y que no solicitan que se les envíe su salario final por correo a una dirección designada, es en la oficina del empleador dentro del condado en el que se realizó el trabajo. Sección 208 del Código Laboral.
Los depósitos directos de los salarios a la cuenta bancaria, de ahorro y préstamo o cooperativa de crédito de un empleado que fueron previamente autorizados por el empleado se dan por terminados de inmediato cuando un empleado renuncia o es despedido, y el pago de los salarios a la terminación del empleo en la forma descrita anteriormente se aplicará A MENOS QUE el empleado haya autorizado voluntariamente dicho depósito y siempre que el empleador cumpla con las disposiciones del Código Laboral, Sección 213(d) relativas al pago de los salarios a la terminación o renuncia del empleo.