Hay Que Guardar Las Nóminas Antiguas

Tipos de documentos de nómina

En 2006, el Congreso aprobó la Ley de Protección de las Pensiones. A pesar del nombre de la ley, representó un hito para los ahorradores de jubilación que utilizan un plan 401(k). Permitía a las empresas cambiar la forma en que los empleados se inscriben en su plan de jubilación.

"En términos generales, establecer un porcentaje de aplazamiento salarial de al menos el 15% de los ingresos brutos permitirá al ahorrador estar mejor posicionado para alcanzar sus objetivos de jubilación una vez que se tenga en cuenta la Seguridad Social y el hecho de trabajar hasta una edad de jubilación normal (como los 65 años)", afirma Rob Comfort, Presidente de CUNA Brokerage Services Inc. en Madison, Wisconsin. "El porcentaje ideal, sin embargo, variará en función de muchos factores diferentes".

Por supuesto, aunque el rango puede ser el mismo, el matiz de ese rango puede ser diferente. Por ejemplo, algunos piensan que los empleados más jóvenes pueden permitirse ahorrar menos, mientras que otros creen que deberían aprovechar la ventaja del tiempo y ahorrar más. Por ejemplo, Katrina Soelter, Directora de Gestión Patrimonial de KCS Wealth Advisory, LLC en Los Ángeles, afirma que "normalmente los empleados deberían ahorrar entre un 15% y un 20% cuando empiezan a ahorrar a finales de los 20 o principios de los 30".

¿Qué información se incluye en un registro de nóminas?

Previa solicitud, la empresa debe poner a disposición del trabajador los registros de nóminas en un plazo razonable, normalmente de 10 días laborables. El empleado debe poder inspeccionar, revisar, transcribir o fotocopiar los registros en su lugar de trabajo habitual.

Los recibos de salarios detallados, comúnmente conocidos como "talones de pago", son un registro de los ingresos de un trabajador en un período de pago. Los talones de pago deben proporcionarse electrónicamente o en papel cada día de pago. Si un empleado no puede recibir una nómina electrónica, la empresa debe proporcionarle una por escrito.

Toda empresa que disponga de información de identificación personal, sensible o relacionada con la salud debe notificar a los empleados si se ven afectados por una violación de datos real o presunta. La notificación debe darse a los empleados afectados lo antes posible, a menos que las fuerzas de seguridad indiquen lo contrario.

Los registros de personal detallan el rendimiento, los conocimientos, las habilidades, las capacidades y el comportamiento de un empleado en relación con su trabajo. La legislación federal exige a las empresas que conserven los expedientes personales de los empleados durante al menos un año.

Ejemplo de registro de nóminas

Sus registros deben demostrar que ha declarado con exactitud y debe conservarlos durante 3 años a partir del final del ejercicio fiscal al que se refieren. HMRC puede comprobar sus registros para asegurarse de que está pagando la cantidad correcta de impuestos.

Informe a HMRC lo antes posible si no tiene registros y no puede reponerlos. También debe hacer todo lo posible por recrearlos: HMRC puede ayudarle si no está seguro de cuánto pagó a sus empleados.

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Borrar la savia de los resultados de nómina

Los registros de nóminas son los documentos combinados relativos a las nóminas que las empresas deben mantener para cada persona que emplean. Esto incluye las tarifas salariales, la remuneración total, las deducciones fiscales, las horas trabajadas, las contribuciones a las prestaciones y mucho más.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones almacenan sus documentos de nómina digitalmente, ya sea en la nube o utilizando discos duros externos. De los dos, el almacenamiento en la nube suele ser más seguro, por lo que muchos proveedores de servicios de nóminas lo utilizan. Sin embargo, el mantenimiento de registros es, en última instancia, responsabilidad de los empleadores. Deben descargar los informes y documentos adecuados del proveedor de servicios y conservarlos durante el tiempo necesario.

Los registros en papel son una opción para las pequeñas empresas, aunque los empresarios pueden quedarse rápidamente sin espacio y necesitar una solución de almacenamiento personalizada. Quienes prefieran conservar copias en papel también necesitan un medio físico de almacenamiento seguro, como una caja de seguridad ignífuga.

Las medianas y grandes empresas, por su parte, suelen necesitar un registro digital automatizado o semiautomatizado. Utilizan un programa informático de nóminas, que proporciona los informes y la documentación necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa y actualiza los registros cada vez que se realizan las nóminas.