Qué es una hoja de incidencia laboral
La hoja de incidencia laboral es un documento interno de la empresa donde se registran situaciones que se salen de la normalidad durante la jornada de trabajo. No es un parte oficial ni sustituye al parte Delt@ de accidentes: su función es dejar constancia escrita de lo ocurrido para que la empresa pueda tomar decisiones informadas.
Cualquier incidencia que pueda tener consecuencias laborales debe quedar documentada. El artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores regula las faltas y sanciones, y la empresa necesita soporte documental para aplicar el régimen disciplinario o defender una decisión ante un juzgado.
Esta guía explica qué datos debe incluir la hoja, cuándo usarla y en qué se diferencia de otros documentos como el parte Delt@ o el parte de trabajo diario.
Cuándo usar la hoja de incidencia
- Retrasos reiterados o ausencias no justificadas: documenta fecha, hora, comunicación del trabajador y justificante si lo hay.
- Conflictos entre trabajadores: recoge versiones de ambas partes, testigos y actuaciones de mediación.
- Incumplimiento de medidas de seguridad: describe el hecho, el equipo o norma incumplida y la advertencia realizada.
- Averías o incidencias técnicas que afectan a la producción: registra hora de inicio, hora de fin, equipos afectados y personas implicadas.
- Negativa a realizar una tarea: documenta la instrucción dada, el motivo de la negativa y la respuesta del trabajador.
- Incidencias con clientes o proveedores: recoge el hecho, la persona que lo comunica y las gestiones realizadas.
Diferencia entre hoja de incidencia y parte Delt@
| Aspecto | Hoja de incidencia | Parte Delt@ |
|---|---|---|
| ¿Qué documenta? | Situaciones anómalas sin daño físico (retrasos, conflictos, averías). | Accidentes de trabajo con o sin baja médica. |
| ¿A quién se envía? | Archivo interno de la empresa. No se envía a ninguna administración. | A la autoridad laboral a través del sistema Delt@ en 5 días hábiles. |
| ¿Requiere parte médico? | No. | Sí, si hay baja médica por accidente de trabajo. |
| Consecuencias | Puede servir para amonestación, sanción o despido disciplinario. | Abre expediente de accidente laboral, cotización y posible recargo de prestaciones. |
| Plazo de conservación | Mínimo hasta prescripción de la falta (según convenio, hasta 1 año). | Mínimo 4 años por responsabilidades de Seguridad Social. |
Datos que no debe faltar en la hoja
- Empresa y CIF
- Centro de trabajo y departamento
- Nombre y DNI del trabajador afectado
- Fecha y hora de la incidencia
- Descripción detallada de los hechos
- Testigos (nombre y DNI si los hay)
- Medidas adoptadas o propuestas
- Firma del trabajador y del responsable
- Fecha de registro y número de expediente
Plantilla descargable
Modelo de hoja de incidencia laboral
Puedes descargar la plantilla de hoja de incidencia laboral en PDF para usarla directamente en tu empresa. Incluye todos los campos obligatorios y espacio para descripción detallada y firmas.
Ejemplo resuelto
Empresa: Gestoría Laso S.L. — CIF B-12345678 Centro: Oficina central, C/ Ejemplo 15, Madrid Trabajador: María García López — DNI 12345678A Fecha y hora: 15 de junio de 2026, 09:30 h
Descripción de los hechos: A las 09:15 h el encargado de producción observa que María no ha iniciado su puesto de trabajo. A las 09:30 h María llega a su puesto. Preguntada por el motivo, indica que el transporte público sufrió una avería. No presenta justificante del servicio de transporte. Es la tercera incidencia de este tipo en los últimos 30 días según el registro.
Medidas adoptadas: Se comunica a la trabajadora que debe justificar el retraso por escrito en 24 horas. Se le recuerda el artículo sobre puntualidad del convenio colectivo aplicable.
Firmas: Trabajador: (firma) — Responsable: (firma) — Fecha registro: 15/06/2026
> Esta plantilla es un modelo orientativo. Cada empresa debe adaptarlo a su convenio colectivo y política interna. No sustituye al asesoramiento laboral profesional.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener una hoja de incidencia laboral?
No existe una obligación legal de usar un modelo concreto, pero la empresa debe documentar las incidencias que puedan dar lugar a sanciones o despidos. Sin soporte documental, cualquier sanción puede ser declarada improcedente.
¿Qué diferencia hay entre incidencia y accidente laboral?
La incidencia no implica daño físico. Si hay lesión, aunque sea leve, debe tramitarse el parte Delt@. La hoja de incidencia es para situaciones anómalas sin baja médica ni asistencia sanitaria por accidente.
¿Cuánto tiempo debo guardar las hojas de incidencia?
Depende de la falta. Las faltas leves prescriben a los 10 días, las graves a los 20 días y las muy graves a los 60 días desde que la empresa tuvo conocimiento. Pero por precaución documental es recomendable conservarlas al menos un año.
¿El trabajador debe firmar la hoja de incidencia?
Sí. La firma del trabajador acredita que ha tenido conocimiento de la incidencia. Si se niega a firmar, haz constar la negativa y busca un testigo que firme.
¿Puede usarse la hoja de incidencia para un despido?
Sí, siempre que recoja hechos concretos y haya sido puesta en conocimiento del trabajador. Una hoja genérica sin datos específicos tiene poco valor probatorio.
Documentación relacionada
Referencias
Fuentes consultadas
Priorizamos fuentes oficiales y documentación verificable.
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